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L’analisi dei rischi dei progetti europei

Scritto da mattia il . Pubblicato in fondieuropei.

[vc_row][vc_column][vc_column_text]In questo articolo vorrei affrontare uno degli aspetti che reputo molto importante durante la preparazione di un progetto.

Spesso viene sottovalutato, ma nella mia esperienza posso dire che, invece, si è rilevato molto utile sia per orientare meglio la redazione dell’idea progettuale ma anche per essere valutato positivamente in quanto ho prestato attenzione a questo elemento.

L’analisi dei rischi di progetto, o risk management, è il processo di identificazione, analisi e risposta a qualsiasi rischio che si presenti durante il ciclo di vita di un progetto.

Analizzare i rischi che possono celarsi dietro l’esecuzione di un progetto, prevederne i possibili ostacoli e avere con anticipo una visione delle soluzioni a tali eventi è sicuramente vitale per qualsiasi progetto. Serve dotare quest’ultimo degli elementi da utilizzare in caso di “condizioni critiche”, per poter nonostante esse raggiungere gli obiettivi prefissati.

Ma la gestione dei rischi non può e non deve essere solamente un’azione in risposta a qualcosa. Dovrebbe essere essa stessa parte del processo di pianificazione del progetto, nella sua fase valutativa.

Già durante la pianificazione del progetto, infatti, si dovrebbero valutare i potenziali rischi per lo stesso e, ovviamente, valutare le possibili soluzioni per gestirli.

Ma cosa si intende per rischio?

Un rischio è un qualsiasi evento che possa potenzialmente influire sulla tempistica, le prestazioni o il budget del progetto. I rischi sono considerati come potenzialità e, in un contesto di gestione del progetto, se diventano realtà, vengono classificati come “problemi”, che devono essere di conseguenza affrontati e risolti.

Quindi, la gestione del rischio è il processo di identificazione, categorizzazione, definizione delle priorità e pianificazione dei rischi prima che diventino problemi.

La gestione del rischio può essere gestita in maniera diversa a seconda del progetto e della sua portata.

Se si tratta di un progetto su vasta scala, per esempio, le strategie di gestione del rischio potrebbero includere una pianificazione dettagliata per ciascun rischio.

Questo al fine di garantire che siano messe in atto strategie di mitigazione in caso di problemi.

Per i progetti più piccoli, la gestione del rischio potrebbe significare un elenco semplice e prioritario di rischi di alta, media e bassa priorità.

Come identificare il rischio

Per cominciare, è fondamentale una definizione chiara e precisa di ciò che il progetto dovrà produrre, gli obiettivi ed i risultati finali. In questo modo i rischi possono essere identificati in ogni fase del progetto, anche con l’aiuto del team.

Alcuni project manager sviluppano liste di controllo del rischio basate sull’esperienza di progetti passati.

Un’esperienza pregressa del team, un’esperienza di progetto all’interno di un’organizzazione e la valutazione di esperti del settore possono essere risorse preziose per identificare potenziali rischi su un progetto.

Identificare le fonti di rischio per categoria è un possibile metodo per esplorare il potenziale rischio di un progetto.

Alcuni esempi di categorie per i potenziali rischi includono quanto segue:

  • Tecnologia;
  • Costi;
  • Tempistiche;
  • Clienti;
  • Contratti;
  • Situazione finanziaria;
  • Situazione politica;
  • Situazione ambientale;

Ogni rischio definito, dovrà poi essere inserito nel modello di monitoraggio del rischio e contrassegnato dalla relativa priorità.

Conseguentemente si dovrà creare un piano di rischio che riporti gli impatti sul progetto, sia negativi sia positivi, e le azioni da utilizzare ed attuare per gestire la problematica.

Nel contesto del risk management, è importante anche mantenere una comunicazione regolare con il team durante tutto il progetto. La trasparenza è fondamentale in modo che tutti sappiano quali sono gli elementi da tenere in considerazione per riconoscere e reagire ad un problema.

Valutazione del rischio

Dopo aver identificato i potenziali rischi, il project manager, con l’aiuto del team, valuta il rischio in base alla probabilità che si verifichi e alla perdita potenziale associata all’evento.

Non tutti i rischi sono uguali. Alcuni eventi di rischio hanno più probabilità di accadere rispetto ad altri, e anche il costo di un rischio può variare notevolmente.

Valutare quindi la probabilità che il rischio si presenti e le ripercussioni in concreto sul progetto, sono il passo successivo nell’analisi del rischio.

Avere dei criteri per determinare i rischi ad alto impatto può aiutare a restringere l’attenzione su alcuni rischi specifici e più critici per il progetto.

Ad esempio, supponiamo che venga stabilito che i rischi ad alto impatto siano quelli che potrebbero aumentare i costi del progetto del 5%. Solo alcuni potenziali eventi di rischio soddisfaranno questo criterio.

Questi sono quindi i potenziali eventi di rischio su cui il team di progetto dovrebbe concentrarsi nel creare un piano di mitigazione.

La probabilità e l’impatto del rischio sono entrambi classificati come alto, medio o basso.

Un piano di mitigazione del rischio riguarda normalmente gli eventi che hanno risultati elevati su entrambi i fattori.

Esiste una correlazione positiva tra il rischio del progetto e la complessità del progetto.

Nel caso di progetti altamente complessi, un esperto esterno può essere incluso nel processo di valutazione del rischio e il piano di valutazione del rischio può assumere un ruolo più prominente nel piano di esecuzione del progetto.

Piano di mitigazione del rischio

Dopo che il rischio è stato identificato e valutato, il project manager sviluppa un piano di mitigazione del rischio, un piano cioè per ridurre l’impatto di un evento imprevisto.

Si può attenuare il rischio nei seguenti modi:

  • Evitare del rischio: di solito comporta lo sviluppo di una strategia alternativa con una maggiore probabilità di successo, ma solitamente legata ad un costo più elevato;
  • Condivisione del rischio: comporta la collaborazione con gli altri stakeholders per condividere la responsabilità per le attività a rischio;
  • Riduzione del rischio: si tratta di un investimento per ridurre il rischio su un progetto. Ad esempio, affidarsi a consulenti che si occupino di svolgere le attività ad alto rischio;
  • Trasferimento del rischio: è un metodo di riduzione del rischio che sposta il rischio dal progetto ad un’altra parte. L’acquisto di un’assicurazione su determinati articoli è, ad esempio, un metodo di trasferimento del rischio. Il rischio viene infatti trasferito dal progetto alla compagnia assicurativa. In alcuni progetti, sopratutto quelli nazionali e regionali, viene richiesto all’ente applicante di sottoscrivere apposita fideiussione (bancaria o assicurativa) subito dopo la notifica di approvazione e prima dell’inizio della fase di implementazione del progetto.

Ciascuna di queste tecniche di mitigazione può essere uno strumento efficace per ridurre i rischi individuali ed il profilo di rischio generale del progetto.

Per quanto riguarda il project manager in particolare, occorre sottolineare che non tutti conducono una valutazione formale del rischio sul progetto. La mancanza di strumenti formali di gestione del rischio è stata vista anche come un ostacolo all’attuazione di un piano di gestione dei rischi. Inoltre, la personalità e lo stile di gestione del project manager rendono differente l’approccio nei confronti dei rischi. Alcuni project manager sono più proattivi e svilupperanno programmi di gestione del rischio elaborati per i loro progetti. Altri project manager sono reattivi e sono più fiduciosi nella loro capacità di gestire eventi imprevisti quando si verificano. Altri invece sono avversi al rischio e preferiscono essere ottimisti e non considerare rischi o evitare di correre rischi quando possibile.

Qualunque sia il caso, la capacità di analizzare con precisione i rischi di un progetto deve rientrare nelle competenze e nelle task di un project manager. In qualsiasi progetto, una corretta valutazione dei rischi diventa fondamentale per un piano di successo.

Anche l’analisi dei rischi viene spesso richiesta, già nel formulario, in sede di redazione del progetto e serve proprio a “valutare” se l’ente proponente (e il suo team) sono consapevoli della complessità di gestione di un ciclo progettuale e sono a conoscenza delle possibili fonti di criticità e pericolo che potrebbero influenzare negativamente l’andamento del progetto.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][dfd_spacer screen_wide_resolution=”1280″ screen_wide_spacer_size=”30″ screen_normal_resolution=”1024″ screen_tablet_resolution=”800″ screen_mobile_resolution=”480″ screen_mobile_spacer_size=”30″][dfd_button button_text=”Scopri i nostri corsi di formazione” buttom_link_src=”url:http%3A%2F%2Fwww.mattiaditommaso.it%2Fcorsi|||” module_animation=”transition.slideLeftIn” background=”#1e242a” hover_background=”#235eff” border=”border-style:solid;|border-width:2px;border-radius:0px;|border-color:#ffffff;” hover_border=”border-style:solid;|border-width:2px;border-radius:0px;|border-color:#ffffff;” style=”style_4″ box_shadow=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)” hover_box_shadow=”box_shadow_enable:disable|shadow_horizontal:0|shadow_vertical:15|shadow_blur:50|shadow_spread:0|box_shadow_color:rgba(0%2C0%2C0%2C0.35)” title_font_options=”line_height:49″ hover_style_heading=””][/vc_column][/vc_row]

Fondi Europei – Cos’è l’analisi dei problemi?

Scritto da mattia il . Pubblicato in fondieuropei.

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Una delle fasi che noi riteniamo fondamentali al fine di avere un progetto europeo che possa dirsi ben scritto e finanziabile dalla Commissione Europea, è quella che prevede di fare l’analisi dei problemi.

Il tutti questi anni di progettazione e formazione nel settore abbiamo notato infatti che esiste una tendenza molto diffusa che porta il progetto a non soddisfare dei reali bisogni, ovvero quella di dare per scontato che ci sia un problema quando in realtà questo problema non c’è.

Ci spieghiamo meglio.

Se desideriamo scrivere un progetto che abbia come obiettivo quello di aumentare il livello di inclusione sociale fra i giovani in un determinato territorio in cui vivono etnie diverse, devo essere sicuro che quell’inclusione sociale manchi davvero, devo essere nel territorio, devo vivere, farmi raccontare, essere certo che esistano situazioni di difficoltà. Dare per scontato che esista un problema, che esista, in questo caso, una difficoltà di inclusione sociale solo perché dall’esterno si vede un territorio in cui vivono più etnie diverse, è uno degli errori più grandi che possono esserci per la scrittura di un progetto europeo – o di un progetto in generale.

Perché?

Ciò avviene perché, come diciamo sempre, uno degli altri passaggi fondamentali per la scrittura di un progetto europeo – e consequenziale all’analisi dei problemi – è l’individuazione di un obiettivo. Se dunque abbiamo fatto un’analisi dei problemi sbagliata, come potrà il nostro obiettivo – che deriva da quell’analisi – essere raggiungibile e dimostrabile? Non potrà.

Stabilire gli obiettivi del progetto europeo

Da dove si può partire per fare una buona analisi dei problemi per un progetto europeo?

Noi consigliamo sempre di partire dal basso, dalle persone che sentono davvero un determinato problema. Tornando all’esempio precedente, è chiaro che non è possibile andare a parlare con tutti i ragazzi che vivono sul territorio, però si possono individuare delle figure di riferimento, delle persone chiave, cosiddetti steakholders – ovvero portatori di interesse – che sappiano darci un’indicazione chiara rispetto a quella che è la situazione sul territorio. Per fare alcuni esempi, possiamo rivolgerci a un preside di una scuola, un rappresentante di istituto, un parroco – in quanto spesso figura di riferimento per una comunità – un animatore giovanile attivo sul territorio, e tutte quelle persone che svolgono un ruolo che li porta ad essere al centro della vita sociale, che siano nella condizione di poter esprimere un parere, un punto di vista, che provenga dalla base ed abbia una visione più ampia e realistica.

Per fare l’analisi dei problemi e trovare dunque gli obiettivi del nostro progetto europeo, dovremmo confrontare questi personaggi di rilievo, mettere a confronto le loro idee, per comprendere quali siano le necessità di una comunità. Solo dopo aver fatto ciò sarà possibile per noi poter individuare gli obiettivi del progetto per poter richiedere il finanziamento alla Commissione Europea.

Svolgere in maniera errata l’analisi dei problemi può compromettere tutta la stesura del progetto.

Tutto questo lavoro di indagine presso steakholders sarà necessario nel momento in cui noi non conosciamo bene il territorio nel quale vogliamo che il progetto europeo prenda avvio. Se chiaramente siamo delle persone molto attive all’interno della nostra comunità, siamo noi stessi delle persone di riferimento per gli abitanti del territorio – in quanto magari presidenti di associazioni  – e conosciamo bene la situazioni e le reali problematiche che si vivono, non sarà difficile per noi fare un’analisi dei problemi, perché avremo già chiara davanti ai nostri occhi la strada da percorrere.

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